Руководитель любого бизнес-проекта, в том числе WEB-студии, рано или позно задумывается, как более эффективно построить работу свою и сотрудников. Два первых посыла, с которых он начинает поиск: время не бесконечно и сотрудники ленивы. Как же научиться управлять временем?

Тайм-менеджмент в двух предложениях

Тайм-менеджмент — это искусство управления рабочим временем. Что такое рабочее время, с точки зрения обывателя и почему оно требует пристального внимания?

Рабочее время — это невозобновляемый человеческий ресурс, у человека 16 рабочих часов в сутках. Под рабочим временем сейчас мы понимаем не только то время, которое нужно строго потратить на работу, но и отдых и развлечения, которые, при правильном подходе: разгружают психику, доставляют удовлетворение, повышают мотивации.

Два предложения, которые есть суть тайм-менеджмента это:
Постановка и понимание целей, в которые вы инвестируете своё время.
Составление плана для поэтапного достижения целей.

Цели тайм-менеджмента

Цели в тайм менеджменте это фундамент дома. Если тип фундамента выбран неверно или он слабый, то под сомнение попадает не только надёжность и благоустройство дома, но и целесообразность его постройки.

Как определить, ведут ли текущие действия к поставленной цели или нет? Это довольно просто. Каждое утро составляйте краткий план-график, что вы и ваши подчинённые будут делать в течение дня. При выполнении каждого пункта, спрашивайте себя, приближают ли ваши действия к цели? Если ваша цель получить много клиентов, то занимайтесь конкретными действиями для привлечения именно клиентов. Используйте контекстную рекламу, социальные сети, сарафан в конце концов, но не сидите и не ждите что вам их кто-то приведёт или они придут сами. Действуйте правильно и цели будут достигнуты!

Матрица Эйзенхауэра

Основа современного тайм-менеджмента — это матрица Эйзенхауэра, которая позволяет структурировать дела по степени важности.

Итак, выписываем все дела, которые предстоит сегодня сделать по категориям. Например:
Важные: привлекать новых клиентов.
Срочные: позвонить клиенту по поводу задачи 8932.
Неважные: разместить новую статью в группе в социальной сети.
Несрочные: встретиться с арендодателем по поводу интернета в офисе.

Использование календарей, сервисов нотификации и CRM-систем

Современное планирование не может обойтись без многочисленных приложений и сервисов, которые облегчают контроль и выбор приоритетных целей. Например, можно использовать Google-календарь, который умеет синхронизироваться с некоторыми мобильными приложениями. Работа среднего и большого бизнеса в принципе невозможна без CRM-систем, которые облегчают работу и контроль на всех этапах.

Несмотря на то, что на дворе 21 век, руководителю никак не обойтись без бумаги, ручки и перекидного календаря. Они всегда под рукой, можно быстро сделать заметку или увидеть запланированное мероприятие, перед глазами постоянно находятся текущие цели, которые можно наглядно скорректировать или дополнить. Более того, рукам иногда нужна разрядка от клавиатуры и мыши, а бумага с ручкой выступают прекрасным тренажёром, чтобы высвободить какие-то идеи или ассоциации.

Контроль достигнутых целей

Контроль — является важной частью тайм-менеджмента. Если вы ставите цели и не достигаете их, то ваше время и время ваших подчинённых тратится неэффективно и даже впустую. Контроль необходим на всех этапах работы. Важные и срочные цели контролируются в первую очередь. Если что-то не получается в отведённые сроки, значит вы задрали планку очень высоко и нужно поставить промежуточные цели с более мягкими условиями, либо ваши подчинённые работают вхолостую.

Снимок рабочего дня

Ваш подчинённый говорит, что занят весь день, но вы не чувствуете от него отдачи? Как выявить людей, которым вы переплачиваете деньги? Всё просто. С сегодняшнего дня вручите каждому ручку и тетрадь. Каждая страница отводится под один день и работник должен перечислять все дела, над которыми он работает в течение дня, с указанием времени начала и окончания той или иной задачи, а за 30-60 минут до окончания рабочего дня он приносит тетрадь вам и вы проводите экспресс-анализ, что и сколько ваш подчинённый сегодня сделал. При анализе не забудьте про матрицу Эйзенхауэра, чтобы выявить неэффективных сотрудников, ставящих неверные приоритеты задачам. Вы можете удивиться, но такой простой способ позволит уволить вам несколько сотрудников без ущерба «общему делу». Сэкономленные на зарплате средства вы можете потратить на продвижение своего бизнеса и на стимулирующие премии тем работникам, которые работают быстро и эффективно.

Делегирование полномочий

Тайм-менеджмент учит эффективно распоряжаться своим временем, но не увеличивает его количество. Основной посыл это: возможностей всегда больше, чем времени. Как ни крути, но сделать всё в одиночку не хватит ни дня, ни целой жизни. Хорошая новость, что есть один секрет, который заключается в том, что если нужно больше времени, значит, стоит научиться его делегировать. То есть, если у вас не хватает времени на выполнение поставленных задач, то вы можете обучить другого и перенести часть задач на него. Себе оставляйте самые важные, а остальные делегируйте работникам, которые приходят в конце рабочего дня с полупустыми отчётами снимка рабочего дня.

Выводы

Когда ты думаешь о своём личном времени, оно ограничено. Когда ты думаешь о личном времени других, оно суммируется с твоим.

Нельзя вести крупный проект в одиночку, поскольку не хватит ни времени, ни сил. Для достижения больших целей нужна команда, хотя бы небольшая, а также постановка целей и оценка эффективности.